Planbord

De voordelen van een goede weekplanning: in vijf stappen

Het goed reilen en zeilen van een bedrijf valt of staat met een goede weekplanning. Hanteer jij al een (digitaal) planbord? In dit artikel laten we je zien wat de voordelen zijn van een weekplanning en hoe jij dit toe kunt passen in jouw bedrijf.

Fysiek of digitaal planbord?

De eerste vraag die je jezelf kunt stellen is of je prettig werkt met een fysiek planbord of een digitale versie ervan. Een fysiek planbord kan een magnetisch planbord zijn, maar ook een bord met bijvoorbeeld insteekkaarten. Het is visueel, iedereen begrijpt hoe het werkt en je kunt het simpel aanpassen door informatie te vervangen of verplaatsen. Je hebt alleen wel beperkte ruimte om informatie kwijt te kunnen. Daar kan een digitaal planbord je helpen. Omdat een digitaal planbord vaak online te bedienen is, kun je overal waar je wilt aan de planning werken. Ook kun je de planning snel delen met medewerkers en er is onbeperkte ruimte, je kunt zelfs vooruit werken als je wilt!

Stap 1: Prioriteiten stellen

Het begin van een goede planning is het stellen van prioriteiten. Wat is belangrijk voor jou of jouw bedrijf en wat zijn bijzaken? Bepaal voor je jezelf welke tijd privé is en welke tijd ingedeeld kan worden voor het bedrijf. Belangrijke activiteiten voor je bedrijf zijn de zaken waar je bedrijf van groeit en waardoor jij je ontwikkelt. Zoek activiteiten die energie geven, zodatje niet alleen maar bezig met die energie vretende ‘moet-klusjes’ . Maak ook duidelijk onderscheid tussen activiteiten en de doelen ervan: ben je bezig geld te verdienen (profit first), je bedrijf te promoten, jezelf te ontwikkelen of bijvoorbeeld je medewerkers te begeleiden. Geef iedere prioriteit de juist hoeveelheid tijd in de weekplanning en laat wat extra tijd over voor bijzaken of voor wanneer activiteiten uitlopen.

Stap 2: Risicoanalyse maken van je bedrijf

Maak een analyse van jouw bedrijf, waarin je de sterke en zwakke punten van je organisatie op papier zet. Je brengt dan bovendien ook in kaart waar de kansen voor jouw bedrijf liggen en waar je op in wilt spelen. Mogelijke dreigingen of risico’s wil je je op kunnen voorbereiden. Wanneer je dit in kaart hebt gebracht, heb je een risicoanalyse van je bedrijf gemaakt. Dit is belangrijk voor de basis van de planning.

Stap 3: Invloed van factoren op jouw planbord

Wanneer je een risicoanalyse maakt is het van belang dat je rekening houdt met factoren die invloed hebben op jouw bedrijf. Dit kunnen externe factoren (van buitenaf) zijn, maar ook interne factoren (binnen jouw bedrijf). Je wilt duidelijk hebben wat de concurrentie doet of wat je moet doen wanneer er intern een crisis voordoet. Hierop moet je in je planning snel in kunnen spelen. Die extra tijd die we bij stap 1 al aankaartten: die kun je hier inzetten als marge. Mocht het nodig zijn, dan ben jij goed voorbereid. Denk ook na wat er gebeurt bij ziekte van een van je medewerkers: kan dit of staat vervanging paraat?

Stap 4: Bepaal doelstellingen voor jouw bedrijf

Een planning is gebaseerd op prioriteiten, maar ook op doelstellingen. Prioriteiten kunnen gebaseerd zijn op een onderbuikgevoel en doelstellingen zijn concreet geformuleerd om de vooruitgang van jouw bedrijf te kunnen meten. Door middel van de SMART methode kun je de doelstellingen meetbaar maken.

Stap 5: Hou je aan je planning

Als je duidelijk hebt wat je prioriteiten en doelstellingen zijn, kun je deze in jouw planbord implementeren. Zorg ervoor dat de planning uitvoerbaar is. Kom je er na een tijd achter dat het planbord te rijk gevuld is? Schrap gerust! Je wilt overal genoeg tijd voor nemen. Probeer je planning te volgen. Je hebt niet voor niets deze planning opgesteld. Succes!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *