vergadering

Een zakelijke vergadering organiseren doe je zo

Waarschijnlijk heb je het weleens meegemaakt: vergaderingen of meetings met je team of klanten die niet helemaal perfect verliepen. In de meeste gevallen komt het door gebrek aan voorbereiding, apparatuur wat niet werkt of door de zenuwen van de spreker. Als je binnenkort een belangrijke vergadering hebt staan in je agenda, lees dan onderstaande tips om te voorkomen dat er iets mis gaat. 

Bereikbare locatie


Als je een zakelijke vergadering hebt met mensen die van ver komen, dan is de bereikbaarheid van de afgesproken locatie belangrijk. Je klant of medewerker zou het ook niet erg fijn vinden om meerdere bussen, treinen en/of metro’s te pakken om op de eindbestemming te komen. Als jouw bedrijf lastig te bereiken is, denk dan na of het verstandig is om de afspraak te plannen op je kantoor. Mocht je twijfelen, kijk dan naar andere ruimtes die je kunt huren voor een aantal uur, dagdeel of een hele dag.

Voorbereiden is het halve werk


Een feit is dat je niet alles tot het laatste moment moet uitstellen. Om die reden moet je op tijd beginnen met het voorbereiden van de vergadering. Het is aan te raden om minstens één week voor je afspraak alles af te hebben. Zet de belangrijkste punten op papier, zodat je niets vergeet. Schrijf geen hele zinnen op, aangezien het verleidelijk is om dan tijdens de meeting naar je blaadje te kijken. Het zal dan lijken alsof je niets hebt voorbereid, terwijl dit niet het geval is. Een ander idee is om een presentatie te maken met bijvoorbeeld PowerPoint. Als je dit doet, controleer dan of eventuele links het ook daadwerkelijk doen en of bepaalde koppelingen naar andere documenten of voorbeelden werken.
Daarnaast is het niet enkel de voorbereiding van de presentatie wat belangrijk is, maar ook je uiterlijk. Het is handig als je hierover nadenkt, zodat je niet dezelfde ochtend in de stress schiet als je voor je kledingkast staat. Leg de avond voor de vergadering je outfit klaar, dus ook je schoenen, jas en eventueel sieraden. 


Benodigdheden klaarzetten


Als je op je eigen kantoor de meeting hebt ingepland, zorg er dan voor dat alles er spic en span er uit ziet. Voordat je gasten arriveren loop je nog even na of de ruimte schoon en netjes is. Zo niet, pak dan snel een stofzuiger en een doekje om het in orde te maken.
Bij elke presentatie of vergadering hoort natuurlijk wat te drinken (en eten). Zorg ervoor dat alles klaar staat, zoals koffie, thee, frisdrank, suiker en melk. Eventueel kan je koekjes op tafel leggen, zodat iedereen wat lekkers kan pakken.
Als laatste tip is het zeker aan te raden om apparatuur te testen, zoals de beamer en de HDMI kabel naar je laptop toe. Ook als je er mee bekend bent en het eerder hebt gebruikt, het kan altijd voorkomen dat iets even niet werkt. Hier wil je wel tijdig achter komen, anders staat het niet echt professioneel. Als je je laptop wilt gebruiken, vergeet dan niet op de oplader mee te brengen naar de vergadering.



Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *